Organisation d’événement clé en main
L’organisation de l’événement vous est tombée dessus en plus de votre poste. Vous êtes responsable RH, assistante de direction, chargée de communication, ou dirigeant d’une PME où tout le monde fait un peu de tout.
Un événement demande une centaine de décisions et une dizaine d’interlocuteurs. Chacune est simple, l’ensemble est chronophage.
Nous prenons cette charge. En totalité, ou seulement la partie qui vous bloque.
Vous placez le curseur où vous voulez
C’est le point qui surprend le plus souvent nos clients, y compris ceux qui travaillent avec nous depuis des années. La formule clé en main n’est pas un tout ou rien. Elle se découpe.
Le devis suit ce curseur. Une prestation partielle se chiffre comme une prestation partielle.
- Vous nous confiez tout. Conception, recherche de lieu, coordination des prestataires extérieurs, production, régie générale, démontage. Vous validez, nous exécutons.
- Vous nous confiez une partie. La technique seule, l’animation seule, la scénographie seule. Nous intervenons sur un maillon, et vous gardez le reste.
- Vous nous confiez la coordination. Vous avez déjà choisi vos prestataires, et vous voulez seulement quelqu’un qui tienne le fil et soit présent le jour J.
Ce que couvre la formule complète
| Étape | Ce que nous faisons |
|---|---|
| Cadrage | Objectif, effectif, budget, contraintes, date |
| Conception | Concept, déroulé, intention scénographique |
| Recherche de lieu | Présélection argumentée, visite technique, négociation |
| Prestataires extérieurs | Traiteur, hébergement, transport : consultation et coordination |
| Production | Fabrication des décors, préparation du matériel, recrutement des animateurs |
| Rétroplanning | Jalons, validations, points d’étape |
| Montage | Installation, réglages, répétitions si nécessaire |
| Jour J | Régie générale, coordination de tous les intervenants |
| Démontage | Remise en état du lieu |
| Bilan | Retour d’expérience, photos, points d’amélioration |
Comment ça se passe, concrètement
Quatre étapes claires, et un interlocuteur qui ne change pas.
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1
On vous écoute
Votre objectif, votre effectif, votre budget. Un vrai échange, au téléphone ou chez vous. C’est le moment où l’on identifie la contrainte principale, celle qui va décider du reste.
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2
On vous propose
Un concept sur mesure, chiffré poste par poste, sans engagement. Vous voyez ce que coûte chaque partie, ce qui vous permet d’arbitrer vous-même.
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3
On produit
Nos équipes fabriquent, montent et coordonnent. Vous suivez l’avancement aux points d’étape, en restant sur votre métier.
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4
On est là le jour J
Nos régisseurs sont sur place du montage au démontage. Vous profitez de votre événement.
Un interlocuteur unique, du début à la fin
La personne qui vous écoute au premier appel est celle que vous retrouvez sur le montage, et celle qui vous fait le bilan.
Ce n’est pas une organisation évidente dans notre métier, où le commercial, le chef de projet et le régisseur sont souvent trois personnes différentes. Nous avons fait le choix inverse, parce que chaque passage de relais est une information qui se perd.
Cela tient à notre taille et à notre organisation : nous sommes une vingtaine, régisseurs, coordinateurs, producteurs de concepts, scénographes et créateurs d’ambiance, dans les mêmes locaux.
Ce que vous gardez la main dessus
Déléguer l’organisation ne veut pas dire perdre le contrôle. Trois choses restent entièrement de votre côté.
- Le message. Ce que votre événement doit dire à vos équipes ou à vos invités vous appartient. Nous le mettons en forme.
- Les validations. Concept, lieu, budget, déroulé : rien n’avance sans votre accord. Les points d’étape sont fixés dès le rétroplanning.
- Les arbitrages budgétaires. Le devis est détaillé poste par poste précisément pour que vous puissiez décider où mettre l’effort.
Combien prévoir
Le périmètre est le premier levier, bien avant l’effectif. C’est vous qui le fixez.
Une grande partie du coût d’un événement est fixe : la conception, le montage, la régie. C’est pour cette raison qu’un événement de 30 personnes reste accessible, et que le coût par participant baisse à mesure que le groupe grandit.
Nos moyens sont internes, du matériel aux ateliers en passant par les régisseurs. Chaque intermédiaire évité est une marge en moins dans votre budget.
Dites-nous votre enveloppe dès le premier échange. Nous construisons une proposition réaliste, plutôt qu’un projet que vous devrez ensuite raboter.
Démarrer votre projet
Une date approximative et un ordre de grandeur d’effectif suffisent. Nous vous rappelons, nous posons les questions qui manquent, et vous repartez avec une proposition chiffrée sans engagement.
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